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从普通销售员成长到主管:Excel 真的帮了我大忙

luoriw 2024-01-31 12:31:21 后端开发 11 ℃ 0 评论

刚上班的时候,我就发现自己做事效率特别高。比方说做表格,我会用 Tab 键、回车键移动位置,输入数据完全不用点鼠标。

但我也做过蠢事,比如 Word 里面要统计平均值的时候,我默默拿出了计算器。不是有Excel 的吗?——当时用得很少,结果大脑里根本想不起有这武器!

后来我就明白了,每次进入新领域,我第一时间去了解有什么常用软件。如果有,我宁可先多花一点时间整明白,这样后面节约的时间就太多了。

今天的这个故事,就来自一个明白人的分享。

Hi ~ 我是李小超,曾是一名混迹于汽车行业的一线销售员。

从 2011年步入职场至今一晃就是 8 年。在这 8 年工作期间,为了提升工作效率升职加薪,我陆陆续续自学了不少工具软件。

如果要问哪一个软件最实用,对我的工作帮助最大?你猜对了!当然是 Excel!

01 其实我并不喜欢Excel

在参加工作以前,Excel 在我眼里,它就仅仅是一个电子表格。用它来记录数据,是为了方便保存,除此之外,我想不到还有其他什么情况会用到它。

我相信有很多刚入职场的新人和我一样,把 Excel 当成电子记录本。甚至有时候你会觉得,Word 都比这货好用。至少在打字时,Word 可以自动换行啊!再说了,需要做表格时咱用 Word 不也一样可以做出来吗?

好吧,我承认:在我学会 Excel 前我也喜欢用Word 做表格(苦笑)。

因此,最初我用 Excel,就只会往里边敲几个数字,用来做一些简单的记录,连自动求和是什么都不知道。真的是 99% 纯度的小白!

02 初次尝到甜头

我步入职场的第一份工作是销售顾问。

做过销售的都知道,如果要想把销售做好,一定要记录好客户信息,最好是将谈判沟通记录和客户的异议一同记录下来,这样有利于下次跟进。

为了记录客户信息,我和我身边所有的同事,不论年少或年长,几乎都会去买一本笔记本,然后将客户信息记录在案。

工作时间久了,慢慢就发现一个特别有意思的现象。

业绩差的同事,他在笔记本上记录完客户信息后,几乎就一直是躺尸状态,后续只是重复的往上面添加信息而已;

而业绩好的同事,他们会把已成交的、战败的、重点的,非重点的客户进行区分,区分方法就是用不同颜色的马克笔进行标注。

不过当你的客户累计到几百甚至上千的时候,要一页页地翻笔记本,工作就相当繁琐了。因此从那时起,我就在思考,每个人工作都是八小时,但是方法不同,效果和收益是不一样的。

那通过什么方法,在这八小时内我的效率能比别人更高一些呢?于是,我开始另辟蹊径。

当时我想到了用 Excel。我需要用 Excel 解决以下 4 个问题:

? 记录每位客户的信息;

? 能区分出成交、战败和需要继续跟进的客户;

? 在继续跟进的客户里,能区分出重点和非重点客户;

? 即使当我的客户数量达到几百甚至几千时,仍能快速找到我想要的客户信息。

那时候,我还不会公式,更不知道函数为何物。但!是!不用函数和公式一样能搞定我迫切想要解决的4个问题。方法很土,但好在简单、粗暴、实用。(由于真实信息涉及公司和个人隐私,具体信息细节我做了一些处理)

? 记录客户信息:

首先,我在 Excel 中制作了参加工作以来的第一份记录表。将我关心的客户信息,逐列的记录下来。

? 区分客户类别

接下来,我需要区分成交、战败和需要继续跟进的客户。这里我用到的方法是,用不同颜色来进行标注,其原理同马克笔一样,一眼就能分清楚。成交客户被我标记成绿色,战败客户被我标记成灰色,剩下的就是要继续跟进的。

? 标示重点客户

时间和精力有限,只有将重点客户和非重点客户区分开来,我才知道应该把主要精力放在谁身上,以便达到更好的业绩。这里我用红色来标注重点客户。

你可能会觉得红色太抢眼,而我要的,就是抢眼!我要随时都能看到我的重点客户,因为他决定了我下个月能否供上房贷啊。

客户信息多了,怎么才能筛选出重点关注的客户呢?

? 筛选客户

Excel 有一个很好用的功能,叫按颜色筛选。其实这功能 Excel 2003 就有了,最初的时候我就是用 Excel 2003 完成的这个工作的。

我记得当时公司为了冲业绩,每个月都会搞一次团购。身边很多同事都是漫无目的的扫荡式打电话邀约客户,而我不一样。

我每次做的就是筛选出我的红色重点客户,针对性的努力把这部分客户邀约过来谈就好。因为我坚信二八定律。这 20% 的重点客户,会给我带来 80% 的收益。

你看,不用任何公式和函数,就用一个颜色标注和筛选功能,虽然有点拙劣,但比起之前的用纸笔来记,是不是可以大大提高的工作效率呢?

自从用了 Excel 来统计客户信息后,我的业绩一直稳定在部门前三名,并且月收入终于达到了万元以上。

最幸运的是,我的这种方法由于操作简单而且实用,被部门领导发现后,让我在全销售部进行培训和推广,这也为我后续升职铺下了基础。

这一点点甜头,让我对 Excel 欲!罢!不!能!

03 爱上Excel

半年后,由于业绩稳定并且成绩比较突出,我升到了销售主管。开始带领自己的小团队。

当时,有一个和我一同进公司的员工很不服气,问:为什么她业绩比我好,最后提拔的我,而不是她。

后来,一次偶然的机会领导告诉我,公司要的是利润最大化。个人销售始终是有瓶颈的,如果一个人的方法不易于复制和推广,那么很难推动团队前进。相反,虽然我在业绩上不是 NO.1,但是我的工作方法可以让更多新人快速成长和崛起,这正是公司想要的。

带团队后,我不仅要管理好我自己,而且还要帮助组员成长,要让组员实现更多的销售。那么我又是如何运用 Excel 来帮助我管理团队的呢?

最初的方法很简单,就是查看业绩报表,从报表中发现每个销售人员的数据短板,然后针对薄弱项目逐个与销售人员沟通,一起探讨业绩做不上来的原因,如何在下一次能够做得更好。

同样的,利用这个报表我要解决以下 3 个问题

? 可以看到每个销售人员的销售数据;

? 一眼就能分辨出哪个数据有问题;

? 可以找到每个销售顾问的薄弱项。

虽然和数据有关,但这次同样没有用到函数和公式,那么我是如何做到的呢?

根据以往的成功经验,我知道一份详实的原始数据记录有多么重要,对采取正确的决策有多大帮助。所以,第一步还是先做好数据记录,将我关心的信息一五一十的记录下来。

? 记录数据

? 找出问题

在原始的数据记录中,可能会有一些异常数据。如何分辨出哪个数据有问题呢?这里我采用的是均值比较法,凡是低于平均值的数据,都是得去分析和改进的。

下面以精品销售这一栏举例,在框选了精品销售所有数据后,状态栏会出现提示信息

接下来,利用条件格式功能,将小于平均值 6665 的数据进行突出显示

经过条件格式判定之后,项目中低于平均值的数据都变成了红色,让有问题的数据全部无处遁形。

? 各个击破

问题数据全都显现出来了,下面就可以根据每个销售人员进行筛选,找到个人的薄弱项,逐一进行沟通辅导。

工作这么多年,我发现很多女孩子是很怕公式的,可能因为女生数学都不太好,但其实完全不用担心,你看,我一开始也不会啊。即使是这样,简单的利用条件格式,就达到了目的,操作起来并不难。

条件格式能够提高数据处理能力,至少可以在短时间内从成百上几千个数据中找出你想要的数据,工作时间久一点的「表姐表妹」一般都会这一招。

简简单单的几步操作,就让我的工作变得高效、有意义,叫我怎么能不爱上它?

也因为这些简单有效地使用经验,让我信心十足,能够驾驭好 Excel。

为了满足更多工作需求,后面通过自学摸索,掌握了 IF、VLOOKUP、SUM、COUNTIF 等几个常用的函数公式,以及数据透视表、图表的基本用法,轻轻松松地解决了我工作中 90% 以上的问题。Excel 并没有想象中的难。

04 一点点感悟

衡量一个人的价值,可以分为两种:

一种是创造性价值,比如你能给公司创造出什么价值来。

另外一种叫破坏性价值,假如离开你公司会有哪些损失。

破坏性价值有时候更可怕,比如《人民的名义》里的祁同伟,虽然他很坏,但很多人不希望他倒台,因为一旦他倒了,会带来巨大的破坏力。

你身边肯定有很多人,天天都在用 Excel,但是每天都在机械性的重复输入。这类员工,说句不好听点的话,随时有可能被别人取而代之,就更别提创造性和破坏性价值了。

如果你在工作中经常用 Excel,那么我建议至少你得比公司的绝大部分人厉害一点点,争取不要轻易被他人取代。而且要学会适当地在领导面前展示一下你的实力,不能老当哑炮。

今天分享的两个案例很简单,都是不需要用任何公式就可以提高数据处理效率的方法,只要你打开 Excel,操作一两次,马上能学会,根本不用去记复杂的函数和公式。

知易行难,把知道的东西多加练习,才能成为自己的知识和技能。

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